任务三 财务数据整理

知识准备

数据导入

在Excel中，数据导入一般分为三种处理办法。一是链接表格，适用于本地的Excel文件。通过外部引用公式或外部引用链接，引用其他工作簿中的数据；二是格式转化，适用于本地其他形式的文件，如TXT、数据库等。一般通过Excel中“数据”选项卡下的“获取和转换数据”工作栏中进行导入；三是网站下载或网址链接，适用于互联网数据。当需要网站数据时，既可以在网站下载财务数据资源并保存到本地，也可以通过Web查询直接读取网站上的数据。

格式调整

对于已经导入到Excel或其他电子表格软件（如WPS等）的数据，还需要对单元格格式进行调整，包括数字格式、对齐格式、字体格式、边框和填充颜色、条件格式等。

数字格式

电子表格中的数据类型有常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、自定义等形式。在进行财务数据分析时，需要将导入数据调整为合适的数据类型，例如编制企业的资产负债表，数据类型一般为会计专用或者货币格式。具体操作是通过“开始”选项卡下“数字”一栏进行选择，如图0-3-1所示。

需要注意的是，设置数字格式仅仅改变了数据的显示情况，并没有改变数据的实际值。

对齐方式

对齐方式包括文本对齐方式、文字控制和文字方向。文本对齐方式包括平对齐（左对齐、居中、右对齐等）、垂直对齐（顶部、中部、底部对齐等）。具体操作是通过“开始”选项卡下“对齐方式”一栏进行设置。

字体格式

字体格式调整是对单元格中文本的字体、字号、颜色、字形、下划线等样式。具体操作是通过“开始”选项卡下“字体”一栏进行设置。

边框和填充

边框是为单元格添加边框线，填充是改变单元格背景颜色。具体操作是选中需要更改的数据，右键选择“设置单元格格式”，选择“边框”和“填充”选项卡进行设置。

条件格式

条件格式是为选定单元格设置显示规则，然后根据单元格内的数据值自动应用特定的格式，如颜色、图标、数据条或条件格式规则等，帮助用户更直观地识别数据模式、突出关键信息或警告潜在问题。具体操作是通过“开始”选项卡下“样式”一栏进行设置。

最后，为了避免新数据录入时出现不规范的格式错误，可以使用数据验证功能，能够为单元格设定数据录入的规则，限制在单元格中输入数据的类型和范围，使数据更加规范。

财务数据处理

在完成单元格格式的调整后，需要对电子表格做进一步处理，成为规范的、便于分析的财务数据。其中，涉及到行列的插入与删除、行高和列宽的设置、拆分和合并列、去除重复值。

行列的插入与删除

插入“行”或“列”：一般用于添加新数据、调整结构、合并数据、添加注释等情况下。具体操作是右键点击选中的行号/列字母，在弹出的菜单中选择“插入”选项。

删除“行”或“列”：用于清除多余数据、精简表格、调整结构等情况下。具体操作是右键点击需要删除的行号/列字母，在弹出的菜单中选择“删除”选项。

行高或列宽的设置

在导入数据时，有的数据因为宽度和高度不足，导致数据或信息显示不全，可能对数据分析造成误导，因此，需要对行高和列宽进行调整。设置行高和列宽主要是为了让数据清晰可见，易于阅读和分析，同时也兼顾美观度和文档效率。具体操作是选中需要调整行高/列宽所对应的行/列，然后在“开始”选项卡下的“单元格”中选择“格式”进行调整。

拆分和合并列

• 拆分列

在整理数据时，一列数据可能包含两种数据类型的有效信息或一列连续数据的分离，这就需要将一个单元格中的数据拆分成多个单元格，使其分布在多列中，即“分列”。具体操作分为三个步骤：一是选中想要进行数据分列的单元格或单元格区域；二是在“数据”选项卡，找到并点击“数据工具”组中的“分列”按钮；三是在弹出的对话框中，首先识别原始数据类型，判断使用“分隔符”或“固定宽度”，其次根据选择设置分隔符或调整列的位置；然后选择列数据格式和目标区域。最后点击“完成”。图0-3-2是按照分隔符进行分列的处理结果。

• 合并列

当需要在已有数据的基础上添加前缀或者后缀或将两列数据并为一列时，就需要用到“合并列”。合并列的功能主要指的是将两个或多个列中的数据结合在一起形成一个新的列。对于数据的合并，可以通过与号（&）来进行连接。图0-3-3是利用几列有效数据组合成学生考号的数据连接结果展示。

删除重复值

导入多张同类数据表或多次导入数据表时，容易出现重复项。为了避免重复统计、确保数据唯一性，需要用到“删除重复值”。具体操作是选中包含重复数据的列数，点击“数据”选项卡下“数据工具”组中，点击“删除重复项”按钮。

财务数据分析

完成对财务数据的整理后，需要利用Excel的各种功能对现有的财务数据进行分析，具体包括合并单元格、数据填充、查找替换、排序、分类汇总。

合并单元格

合并单元格是指将两个或多个相邻的单元格合成为一个更大的单元格，单元格内只保留左上角单元格的内容，其余被合并的单元格内容会被删除。具体操作步骤为：首先是选中需要合并的单元格，然后点击“开始”选项卡下“对齐方式”组中“合并后居中”按钮下拉列表中的合并方式，选中单元格就会合成一个大单元格，如图0-3-4所示，由于所属项目类别都是“资产类”，所以合并到一个单元格中。

数据填充

数据填充可以自动按照一定的规律将一个单元格中的数据复制到其他单元格中。数据填充一般是利用填充柄，它位于单元格的右下角，表现为一个小黑点或者十字形图标。通过拖拽填充柄，可以快速地将某个单元格的内容或其计算逻辑扩展到相邻的单元格中。具体操作首先是选择包含要填充内容或公式的单元格，然后将鼠标指针移动到所选单元格的填充柄位置，最后按住鼠标左键拖拽填充柄至目标区域。数据填充结果如图0-3-5所示。

查找替换

查找和替换功能用于快速定位并更改工作表中的特定数据。具体操作是在“开始”选项卡下“编辑”组中，找到“查找和选择”下拉按钮，选择“替换”选项，打开“查找和替换”对话框，对表格中的内容进行查找替换。查找替换功能如图0-3-6所示。

排序

排序是将表格内的无序数据有序化。具体操作是首先选中需要排序的数据范围；然后在“数据”选项卡下“编辑”组中选择“排序和筛选”，点击“升序”或“降序”按钮，Excel将根据选定列的数据按字母顺序（文本）或数值大小（数字）进行排序。其排序结果展示如图0-3-7所示。

分类汇总

分类汇总是指对所有资料分类进行汇总，也就是把资料进行数据化后，先按照某一标准进行分类，然后在分类基础上对各类别相关数据分别进行求和、求平均数、求个数、求最大值、求最小值等方法的汇总。

除了分类汇总，高级筛选、数据透视表也具备对大量数据进行结构化分析的功能，可以提取有价值的财务信息和趋势变化情况，以更宏观的角度去理解和分析财务数据。

函数运算

在财务数据分析的过程中，整理后财务数据实际值并不能直观的看出企业的财务状况，为此，许多学者对财务数据进行运算，所得的差值、比率数据让财务数据变得具有可比性，更加便于观察和分析。例如财务报表分析经常用到的变动额、变动率，财务指标分析中的资产负债率、营业收入增长率等。在Excel中，通常使用函数来进行财务数据的计算。

函数运算基础

函数运算基础包括数据连接、数据基本运算符号、引用符号三部分。

数据连接既可以用于上述数据导入的过程，也用与数据运算的过程。它在数据运算中表现为“=”，即定义单元格的运算公式。数据基本运算即数学上的加减乘除，其符号分别为“+”“-”“*”“/”。

引用符号用于定义单元格或单元格区域的引用类型，决定公式被复制或填充到其他单元格时，其引用的位置是否随之变化。常用的引用符号为$。引用形式分为相对引用、绝对引用、混合引用三种。相对引用不包含$，即将一个相对引用公式复制到其他单元格时，结果会根据位置的变化相应地引用。绝对引用分为行绝对引用（固定行改变列），列绝对引用（固定列改变行），行列绝对引用（行列都固定）。混合引用组合了绝对引用和相对引用，例如$A1或A$1。在这种情况下，在复制公式时，一部分（行或列）会锁定，另一部分会根据目标单元格的位置变化。以九九乘法表为例，其中综合运用了相对引用和绝对引用，如图0-3-8所示。

常用函数

在财务数据分析中，经常用到的函数有SUM及相关函数、AVERAGE、VLOOKUP、ROUND及相关函数、ABS、DAY及相关函数、COUNT及相关函数等。

在Excel中，函数使用的具体操作步骤如图0-3-9所示，先打开“公式”选项卡，然后点击“插入函数”按钮，最后通过搜索、查找及函数定义，找到符合需求的函数。

• SUM及相关函数

SUM函数指的是返回某一单元格区域中数字、逻辑值及可以转换为数字的文本之和。它的基本语法为：SUM(number1, [number2], ...)。其中，number1, number2, ... 可以是单个数值、单元格引用、单元格区域或者是多个不连续的区域。括号内的参数可以有任意数量，Excel会依次计算它们并返回总和。以SUM函数为例，其输入界面如图0-3-10所示。

SUM函数可以与其他函数结合使用，比如SUMIF和SUMIFS，根据指定条件来求和。

• AVERAGE函数

AVERAGE函数是用于统计一组数值或单元格区域内的算术平均值的函数。它的基本语法为：AVERAGE(number1, [number2], ...)。

• VLOOKUP函数

VLOOKUP函数是一种纵向查找函数，用来快速查找、匹配某一个数值。通常在第一纵列中搜索某个数值，并且在该值所在行中横向查找需要的结果。它的基本语法为：VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，[range_lookup])。其中，lookup_value是要查找的值，table_array是要查找的表格范围，col_index_num是返回值所在的列索引号，[range_lookup]为一个逻辑值，默认为TRUE（近似匹配），也可以设置为FALSE（精确匹配）。

• ROUND及相关函数

ROUND函数是指返回一个数值，该数值是按照指定的小数位数进行四舍五入运算的结果。它的基本语法为：ROUND(number, num_digits)。其中，number是需要四舍五入的数值。num_digits代表四舍五入后需要保留的小数位数。ROUNDUP和ROUNDDOWN也是用来舍入数字的函数，ROUNDUP代表向上舍入，ROUNDDOWN代表向下舍入。三种舍入函数的计算结果及公式如图0-3-11所示。

• ABS函数

ABS函数是指返回一个数值的绝对值。它的基本语法为：ABS(number)。number是需要计算绝对值的数值，可以是一个具体的数字，或者是包含数字的单元格引用。

• DAY及相关函数

DAY函数是从给定的日期中提取并返回日期中的天数部分，即该日期是一个月中的第几日，结果是一个介于1到31之间的整数。它的基本语法为：DAY(serial_number)。 serial_number代表一个日期值。与之相关的还有DAYS函数，它是用于计算两个日期之间天数差的函数，基本语法是DAYS(end_date, start_date)。其中，end_date表示结束日期，start_date表示开始日期。

• COUNT及相关函数

COUNT函数是用于统计给定的一组值或单元格区域内包含数字的数量（不包括空值、逻辑值、文本或其他非数字数据类型）。它的基本语法为：COUNT(value1, [value2], ...)。其中，value1, value2, ...是需要计数的参数，最多可以输入255个参数。与之相关的函数包括COUNTIF、COUNTIFS函数，用于统计满足特定条件的单元格数量。COUNTIF是单条件限制的，COUNTIFS是多条件共同限制的。